Veranstaltungsplanung

Veranstaltungsplanung im Detail

1. Erste Konzeption und Voranfragen

  • Jede Veranstaltung beginnt mit einer Idee. Neben bewährten Modellen sollte der Mut aufgebracht werden, neue Ideen aufzugreifen und umzusetzen. Deshalb sollten zu Beginn viele unterschiedliche Ideen zusammengetragen und gegeneinander abgewogen werden.
  • Es sollte eine grobe Festlegung des Themas und/oder der in Frage kommenden Autor*innen sowie die Bestimmung des Veranstaltungsraums und der sonstigen Beteiligten (Moderation, Musiker*innen) erfolgen. Darauf folgt eine Anfrage an die Autor*innen und andere Beteiligte, die, wenn sie nicht direkt kontaktiert werden können (z.B. über ihre jeweilige eigene Website), in der Regel über die Verlage oder die jeweiligen Künstler*innenagenturen gestellt werden kann. Wenn der Zeitpunkt der Lesung feststeht und kein eigener Veranstaltungsraum vorhanden ist, sollte unbedingt ein geeigneter Raum rechtzeitig reserviert werden. In die Konzeptionsphase fallen auch Fragen nach möglichen Kooperationspartner*innen und Sponsor*innen oder anderen Geldgeber*innen wie z.B. öffentliche Institutionen oder Stiftungen.


2. Erste Planungsphase

  • Sobald die Angebote der Autor*innen sowie der sonstigen Beteiligten vorliegen (also unbedingt genügend Zeit im Vorfeld einplanen, oft dauert das Übersenden der Unterlagen!), sollte man die Grobkonzeption überprüfen und in die detailliertere Planung einsteigen.
  • Entsprechen die Angebote der ursprünglichen Konzeption? Welche*n Autor*in will ich? Welche Honorare werden verlangt? Welchen Bekanntheitsgrad haben die Autor*innen? Welche Zielgruppe will ich ansprechen? Ist die Veranstaltung finanzierbar oder müssen noch Mittel eingeworben werden? Ist der vorgesehene Zeitraum günstig oder ungünstig (unbedingt Schulferien beachten!)?
  • Um die finanzielle Machbarkeit zu überprüfen, empfiehlt sich die Aufstellung eines Kosten- und Finanzplans, in dem man die Kosten den zu erwartenden Einnahmen gegenüberstellt. Ein solcher vorläufiger Kosten- und Finanzierungsplan wird auch von potentiellen Förderer*innen und/oder Sponsor*innen erwartet.
  • Je nachdem, wie die Beantwortung der obigen Fragen ausfällt, sind weitere Schritte einzuleiten. Wenn Finanzmittel fehlen, müssen diese eingeworben werden oder aber die Veranstaltung in kleinerem Rahmen oder mit einem*einer anderen Autor*in durchgeführt werden. Am Ende dieser ersten Planungsphase sollte eine detaillierte Konzeption der Veranstaltung vorliegen.


3. Vertragsabwicklung

  • Sobald die Detailplanung abgeschlossen ist, sollte das bisher Erarbeitete unbedingt vertraglich festgelegt werden. Am wichtigsten ist hierbei der Vertrag über die Leistungen des*der Autors*Autorin, der in den meisten Fällen mit seinem*ihrem Verlag geschlossen wird. Oft haben die Verlage bereits vorgefertigte Verträge, die nur noch unterschrieben werden müssen. Wenn der*die Veranstalter*in den Vertrag ausfertigen muss, sollten folgende Punkte darin festgelegt sein:

○ Zusage und Vereinbarung über Honorar
○ Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Übernachtung)
○ Zeitpunkt
○ Leistung des*der Autors*Autorin, nicht nur inhaltlich, auch vom Umfang her
○ sonstige Bedingungen, z.B. über vom Verlag oder von dem*der Autor*in zu stellende Werbemittel u.ä.

  • Über diese Vereinbarungen hinaus kann ein Vertrag auch noch Klauseln zur weiteren Absicherung beider Vertragsparteien enthalten, wie z. B. über

○ Konventionalstrafen im Falle der Nichterfüllung durch eine der Parteien
○ Vereinbarungen über Nutzungsrechte, Tantiemen etc.

  • Ähnliche Verträge sind zu diesem Zeitpunkt mit den anderen Beteiligten wie Moderation oder Musiker*innen abzuschließen. Es ist immer wieder anzuraten, die von den Künstler*innen zu erbringende Leistung genau zu formulieren, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.
  • An dieser Stelle sollte ein kurzes Wort zu Autor*innenhonoraren gestattet sein, die sehr stark differieren. Letztlich regelt auch hier das Angebot und die Nachfrage die Höhe des Honorars. Wie viel ein*e Veranstalter*in für eine*n Autor*in ausgeben möchte, entscheidet er letztlich aufgrund seines Budgets und seiner Interessen selbst. In Einzelfällen lässt sich auch verhandeln. Allerdings sollte Folgendes beachtet werden:
  • Die meisten Autor*innen sind im Verband deutscher Schriftstellerinnen und Schriftsteller (VS) in ver.di organisiert. Diese Interessenvertretung der Autor*innen sieht ein Mindesthonorar von ca. 250 € für eine Lesung vor. Wem dieser Betrag sehr hoch erscheint, der sei daran erinnert, dass Autor*innen nicht nur von ihren Tantiemen, sondern auch von Lesungen leben müssen. Wenn man dieses Honorar auf die Entstehungszeit des Werkes, welches gelesen werden soll, umrechnet, entsteht schnell ein ganz anderes Bild vom "Stundenlohn" des*der Schriftstellers/Schriftstellerin. Natürlich ist es in Zeiten knapper Kassen unumgänglich, an allen nur möglichen Stellen zu sparen, jedoch sollte dies möglichst nicht auf dem Rücken der Künstler*innen ausgetragen werden, die durch ihr Schaffen unsere Kultur auch für die Zukunft bereichern.
  • Natürlich sind neben den Verträgen mit den beteiligten Künstler*innen noch weitere Verträge abzuschließen, beispielsweise mit externen Dienstleistern wie dem*der Veranstaltungstechniker*in oder dem Cateringservice. Auch hier sollten Sie auf eine möglichst genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistung achten, um nicht unliebsam überrascht zu werden.


4. Zweite Planungsphase

  • Nachdem nun alle Beteiligten an der Lesung vertraglich ihre Mitwirkung zugesichert haben, kann mit der konkreten Planung der Veranstaltung begonnen werden. Diese beinhaltet viele verschiedene Komponenten, von denen keine vergessen werden sollte und die im Folgenden stichwortartig festgehalten werden:
  • Den Personalbedarf für die Veranstaltung abschätzen, Mitarbeiter*innen einteilen, wenn nötig, Aushilfen engagieren
  • Raum definitiv reservieren
  • Besondere Wünsche des*der Autors*Autorin zum Ablauf der Veranstaltung erfragen, möglichst erfüllen (Mikro, Stehpult vs. Lesetisch, spezielle Cateringwünsche etc.)
  • Zimmerwunsch des*der Autors*Autorin bei Übernachtung erfragen, entsprechendes Hotelzimmer reservieren, gleiches gilt für Musiker*innen und Moderation
  • Anreise der Künstler*innen organisieren oder Material für Anreise zur Verfügung stellen (Anfahrtsplan und Stadtplan mit gut markiertem Hotel und Veranstaltungsort, Telefonnummern für Kontakt auch außerhalb der üblichen Bürozeiten)
  • Bedarf an Veranstaltungstechnik festlegen, nicht Vorhandenes bei einem Verleihservice reservieren (Mikroanlage, Verstärker, Bühnenelemente, Scheinwerfer ...), wenn nötig, technisches Personal zur Bedienung/zum Aufbau engagieren
  • Büchertisch mit örtlicher Buchhandlung vereinbaren, genau festlegen, welche Bücher unbedingt vorhanden sein sollen
  • Sonstige Rahmenbedingungen für die Veranstaltung festlegen: Catering für Gäste und Autor*innen, bei Fremdcatering unbedingt Kostenvoranschläge einholen; Raumdekoration festlegen, den*die Florist*in informieren, Bestuhlung des Raumes organisieren und evtl. nicht vorhandene Stühle, Tische etc. anmieten
  • Bei der Planung von technischen Aufbauten und der Festlegung von Bestuhlungsplänen ggf. Sicherheitsauflagen beachten
  • Eintrittskarten drucken lassen und Vorverkauf organisieren
  • Meldung der Veranstaltung an alle betroffenen Organe. In jedem Fall ist die Veranstaltung an die Künstlersozialkasse zu melden, bei Lesungen mit Musik ist die Liedfolge mit ausführenden Künstler*innen der GEMA zu melden. Bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum kann eine Genehmigung des Ordnungsamtes erforderlich sein. Sollte ein*e ausländische*r Künstler*in an Ihrer Veranstaltung mitwirken, wird Ausländersteuer fällig, oft kann aber eine Befreiung von der Ausländersteuer beim örtlichen Finanzamt beantragt werden. Auskunft über solche Fragen erhält man jeweils bei den zuständigen Stellen, die alle sehr gut im Internet vertreten sind.
  • Eventuell Versicherungen abschließen. Eine Veranstalterhaftpflicht hilft bei Personen- und Sachschäden, die nie ganz ausgeschlossen sind.
  • Mediaplan für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufstellen


5. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  • Die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zielt vor allen Dingen auf die gut geplante Information des anzusprechenden Publikums. Ein Mediaplan gibt Auskunft darüber, wann welche Medien informiert werden, um möglichst viele Interessierte zu erreichen. Hier sind optimalerweise mindestens zwei Monate im Vorfeld der Veranstaltung einzuplanen, da die meisten Kulturkalender und Monatsmagazine den Redaktionsschluss Anfang bis Mitte des Vormonats gesetzt haben. Im Mediaplan sollte nicht nur festgelegt werden, welche Medien angesprochen werden, sondern auch zu welchem Zeitpunkt, auf welche Weise und durch welche Mitarbeiter.
  • Über die Medien hinausgehend wird die Öffentlichkeit über Plakate, Aushänge und Handzettel informiert, die unbedingt rechtzeitig entwickelt werden sollten (auch ca. zwei Monate im Vorfeld), um Korrekturen zu ermöglichen.
  • Bei allen diesen Aufgaben ist ein gut gepflegter Presseverteiler mit Kontaktdaten der Medien sowie zuständigen Ansprechpartner*innen sehr hilfreich. Sollte kein Presseverteiler zur Verfügung stehen, empfiehlt es sich, zumindest einen kleinen Verteiler mit den regional bedeutenden Medien anzulegen und regelmäßig zu überarbeiten, da Mitarbeiter*innen in den Redaktionen wechseln und der*die richtige Ansprechpartner*in eine Veröffentlichung erleichtert.
  • Ein Mediaplan könnte beispielsweise folgende Punkte enthalten:

zu Beginn des Vormonats: Information der einschlägigen Monatsmagazine und regionalen Kulturkalender mit der Bitte um Aufnahme in den Veranstaltungskalender sowie um Berichterstattung im redaktionellen Teil, wenn möglich.
vier Wochen vorher, spätestens bei Beginn des Vorverkaufs: erste kurze Pressemitteilungen an die örtlichen und regionalen Tageszeitungen, bei besonderem Interesse der Veranstaltung auch an die Feuilletonredaktionen der bundesweiten Medien. Nicht vergessen werden sollten örtliche Wochenzeitungen, Anzeigenblätter mit redaktionellem Teil sowie sonstige Medien wie der Lokalfunk, bei besonderer Bedeutung das Lokalfernsehen oder sogar bundesweit ausstrahlende Fernsehsender, insbesondere die Kulturmagazine sowie die Veranstaltungshinweise.
vier Wochen vorher: Einstellen des Termins in alle relevanten Internet-Kulturkalender, entweder über Einrichten eines eigenen Accounts (für regelmäßige Veranstalter*innen zu empfehlen) oder über Information der zuständigen Online-Redaktion. Je nach Zielgruppe können sich die relevanten Online-Kalender stark unterscheiden.
vier bis zwei Wochen vorher: Beginn des Plakatierens, an alle Institutionen denken, in denen sich ein kulturell interessiertes Publikum trifft, wie Kulturzentren, die Volkshochschule, Konzert- oder Theaterhäuser, private Kleinbühnen etc. Auch die Bürger*inneninformationen und örtlichen Vorverkaufsstellen sollten bedacht werden. Auch Geschäfte sind häufig bereit, auf kulturelle Veranstaltungen hinzuweisen. Neben Plakaten sollten an allen interessanten Stellen (auch Cafés und Kneipen) ebenfalls Handzettel mit Informationen über das Programm ausliegen.
drei Wochen vorher: Anschreiben des Hausverteilers mit Einladungen zur Veranstaltung, entweder in Form eines persönlich gestalteten Serienbriefes oder aber mit Zusendung der gedruckten Handzettel. Oft zeigt sich hier die höchste Response-Rate.
eine Woche bis fünf Tage vorher: nochmaliges ausführliches Ansprechen der örtlichen Medien, am besten Zusendung einer ausführlichen Pressemitteilung und vorheriges Telefonat mit dem*der zuständigen Redakteur*in. Einladen der Medien zur Veranstaltung, Pressekarten reservieren! Evtl. Vereinbarung von zusätzlicher Berichterstattung am Veranstaltungstag, z.B. ein Autor*inneninterview im Lokalradio. Solche Maßnahmen müssen im Vorfeld mit dem*der Autor*in vereinbart werden.
Am Wochenende vor oder am Tag der Veranstaltung: nochmaliges Verteilen der Handzettel in der Fußgängerzone, im entsprechenden Stadtteil etc. Solche Verteilungen haben auch viel Effekt bei anderen Veranstaltungen, die eine ähnliche Zielgruppe ansprechen.

  • Weitere mögliche Werbemaßnahmen: bei Sponsorenbeteiligung aus der Wirtschaft kann man um einen Hinweis in der Mitarbeiter*innenzeitung bitten. Die Fristen sind dort ähnlich wie bei den Monatsmagazinen, manchmal sogar noch länger. Auch Gewinnspiele erreichen oft das Ziel: Lassen Sie Eintrittskarten oder Bücher des*der Autors*Autorin im Radio verlosen.
  • Anzeigen: natürlich kann man in den relevanten Medien eine Anzeige schalten, um auf die Veranstaltung hinzuweisen. Diese Möglichkeit ist jedoch verhältnismäßig teuer, es sollte also unbedingt darauf geachtet werden, dass die Zielgruppe des Mediums (erfragbar über die Mediadaten) so genau wie möglich mit der Zielgruppe übereinstimmt, da sich diese Investition sonst nicht rechnet.
  • Von immer noch steigender Bedeutung für die Bewerbung von Veranstaltungen ist die Rolle von Social-Media-Kanälen wie Facebook, Instagram o.ä.
  • Sofern vorhanden, sollte natürlich auch die eigene Website stets aktuell über die Veranstaltung informieren.


6. Vorbereitung der Veranstaltung etwa zwei Wochen vorher

  • Zusendung der Reiseinformationen an Autor*in, Moderator*in, Musiker*innen, Abholung und Hoteltransfer organisieren
  • Ablaufplan für die Veranstaltung entwerfen. Bei vielen Beteiligten ist es meistens unumgänglich, minutengenau alle Tätigkeiten und Beteiligten festzulegen. Er sollte ferner alle notwendigen Informationen über verwendete Technik, Umbauphasen und Pausen enthalten, nach dem Motto: "Wer tut was wann?".
  • Genauen Termin für Vorbesprechung aller beteiligten Künstler*innen festlegen.
  • Überprüfen, ob alle notwendigen Meldungen (GEMA, Künstlersozialkasse) abgegeben wurden und ob alle Genehmigungen (Ordnungsamt) vorliegen.
  • Liefertermine mit Veranstaltungstechniker*innen, Cateringservice und Dekorateur*innen/Florist*innen absprechen, dafür sorgen, dass auf jeden Fall ein*e Mitarbeiter*in vor Ort ist.


7. Die Woche vor der Veranstaltung

  • Vorbereitung des einführenden Gesprächs mit dem*der Autor*in, wenn keine Moderation vorhanden ist
  • letzte Abstimmungen mit dem*der Autor*in über Interview, Lesung, Diskussion und evtl. anschließende Signierstunde
  • Organisation der Abendkasse: Überprüfen der noch vorhandenen Eintrittskarten, Prüfen der Gästeliste und Reservierungen, unbedingt genügend Wechselgeld bei der Bank abholen, eventuell an Geldbombe zum Abliefern der Einnahmen denken.


8. Der große Tag

  • Am Tag der Veranstaltung selbst sind vor allem kontrollierende Tätigkeiten erforderlich. Zusätzlich fällt an diesem Tag die Abholung und Betreuung der Künstler*innen an, für die nach Möglichkeit ein*e Mitarbeiter*in abgestellt werden sollte. Im Einzelnen sind am Morgen der Veranstaltung oder evtl. schon am Abend vorher:
  • Der Weg zum Veranstaltungsort sollte gut kenntlich sein. Falls keine permanente Beschilderung vorhanden ist, den Weg ausschildern oder Plakatreiter aufstellen.
  • Veranstaltungsraum: Kontrolle der Bestuhlung, der Temperatur, Beleuchtung und Belüftung, der Veranstaltungstechnik (Tonanlagen unbedingt testen!)
  • externe Anlieferer*innen: bei Eintreffen des Cateringservice für ausreichende technische Möglichkeiten (Steckdosen, Wasseranschluss) sorgen, Dekorationsmaterial, Blumenschmuck prüfen.
  • Überprüfen der technischen Möglichkeiten für die Musiker*innen oder andere Beteiligte, z.B. Platz für Büchertisch.
  • Auch eigene Veranstaltungen bieten Möglichkeit zur Werbung: Nehmen Sie ausreichend Werbematerial über Ihre zukünftigen Veranstaltungen und Ihre Einrichtung mit und legen sie gefällig aus.
  • Am Tag der Veranstaltung sollte für Notfälle eine Handkasse vorhanden sein (nicht zu gering bestückt), um dringend fehlende Ausrüstungsgegenstände schnell besorgen zu können.
  • Falls im Vertrag mit den Künstler*innen eine Barauszahlung des Honorars vorgesehen ist, den vereinbarten Betrag von der Bank abholen und an den Quittungsblock denken.
  • Kurz vor der Veranstaltung:

○ Vorbesprechung mit allen beteiligten Künstler*innen und Mitarbeiter*innen. Sie erfolgt auf Basis des genauen Ablaufplans. Hier werden letzte Änderungen im Ablauf festgelegt. Für jeden Beteiligten einen eigenen Ablaufplan bereithalten, damit sich jeder etwaige Änderungen notieren kann. Kugelschreiber parat halten.
○ Vereinbarung mit Künstler*innen über Signierstunde, späteren Umtrunk und evtl. Essen, Begleitung ins Hotel sowie Abholung/Betreuung am nächsten Tag vereinbaren.


9. Die Nachbereitung

  • Zum einen ist dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten wieder wohlbehalten ihren Wohnort erreichen. Dazu zählt vor allem die Abholung und Betreuung des*der Autors*Autorin am nächsten Morgen. Auf Reisehindernisse wie Zugverspätungen sollte man immer gefasst sein.
  • Wenn noch nicht am Abend der Veranstaltung geschehen, den Abbau der Ausstattung überwachen bzw. dafür sorgen, dass der Veranstaltungsraum für alle externen Partner*innen zugänglich ist. Alle geliehenen Geräte, Gegenstände zurückgeben.
  • Natürlich sind nun alle Kosten und Einnahmen der Veranstaltung abzurechnen, alle Aufstellungen und Rechnungen mit den Lieferscheinen abgleichen.
  • Letzte Zahlungen an die GEMA o.ä. können angewiesen werden.
  • Wichtig für zukünftige Veranstaltungen ist die "Manöverkritik". Wenn man sich die Zeit nimmt, mit allen Mitarbeiter*innen eine Nachbesprechung durchzuführen, um die Punkte zu identifizieren, an denen nicht alles reibungslos lief, lässt sich bei der nächsten Veranstaltung viel Zeit sparen.
  • Ferner ist auch eine Evaluation der Veranstaltung ratsam: Wurden die gesetzten Ziele erreicht? Welche Zielgruppe wurde tatsächlich angesprochen? Welche Maßnahmen sind zu verbessern, welche überflüssig? Wie fügt sich die Veranstaltung in den kulturellen Auftrag?
  • Es sollte selbstverständlich sein, dem*der Autor*in und/oder dem Verlag ein Dankesschreiben zusammen mit dem Pressespiegel der Veranstaltung zu übersenden.

Gutes Gelingen und viel Spaß!

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